商学〔2020〕15号

各二级学院：

根据学校工作要求，现对2019级本科、专升本、专科（含五年制）学生的学籍档案进行收缴，有关事宜通知如下：

一、具体要求

(一)档案袋填写：各二级学院应统一组织专人填写《商丘学院学生档案袋》封皮：姓名、性别、民族、学院、专业、籍贯、学号、档案袋内材料名称及页数，于档案袋右上角位置填写序号，必须使用黑色钢笔或中性笔填写，字迹工整，不得涂改。

（二）档案材料清单：

入学前材料：1.新生入学通知书

2.高考准考证

3.高考报名表

4.高考志愿表

5.招生体检表

6.高中毕业生登记表

7.发展报告

8.思想品德考核材料

9.其它材料

入学后材料：1.2019级新生入学登记表

2.2019级新生入学体检表

3.2019级新生军训鉴定表

4.2019级新生自我规划表

5.2019级新生入学资格复查表

6.商丘学院2019级学生学籍表

7.其他具有保存价值的学籍材料

（三）高中档案袋里的资料，应对照档案材料清单中入学前材料进行核查，核查无误放入随入学后材料一并装入《商丘学院学生档案袋》，并在《商丘学院2019级学生学籍档案目录表》中相对应的项目打√；若学生党、团组织关系档案装在高中档案袋内，请将其抽出作好登记，并将其保留以后交到相关负责部门。

（四）整理后，将档案按班级、学号排列好，出现缺档或特殊情况档案（如缺少高中材料、档案袋内无材料、档案袋擅自拆开）等问题，请在“备注”栏目上做好登记。

（五）对于缺档的学生由辅导员与该学生联系，通知其尽快补齐相应档案资料。确定无法补齐的由学生写出书面说明，辅导员做好登记，并将情况上报至学生处学籍科备案。

二、上交时间及地点

上交时间和地点：2021 年1月2日前，创新创业大楼三楼3023室（学籍档案室）

三、注意事项

（一）根据档案管理保密原则，此次档案整理工作不得有2019级学生参与。

（二）整理过程中务必认真检查，确保档案材料不能错装、漏装，整理完的档案由各二级学院院长或副书记进行复查，无误后在档案移交清单上签字确认，如有错漏请及时更正，以免对学生造成不必要的损失。发现错漏等整理工作不到位的问题，责任将由整理档案的负责辅导员承担。

附件1：商丘学院2019级学生学籍档案目录表

附件2：商丘学院2019级学生档案移交清单

    商丘学院学生处

                     2020年12月28日